Email công ty bị vào spam là tình trạng rất nhiều doanh nghiệp gặp phải khi sử dụng email theo tên miền riêng để gửi báo giá, hợp đồng, thông báo, chăm sóc khách hàng hoặc triển khai email marketing. Vấn đề này không chỉ làm giảm tỷ lệ người nhận đọc được email mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín thương hiệu và hiệu quả kinh doanh.
Bài viết dưới đây, DHOST sẽ giúp bạn hiểu rõ nguyên nhân khiến email công ty bị vào spam và các giải pháp thực tế để cải thiện khả năng gửi email vào hộp thư chính.
Vì sao email công ty bị vào spam?
Có nhiều nguyên nhân khiến email công ty bị vào spam. Một số nguyên nhân đến từ cấu hình kỹ thuật, trong khi một số khác liên quan đến nội dung email, danh sách người nhận hoặc cách doanh nghiệp gửi email.
IP gửi mail nằm trong blacklist
Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất là IP máy chủ gửi email có lịch sử kém uy tín hoặc đang nằm trong danh sách đen.
Blacklist là các cơ sở dữ liệu chuyên ghi nhận những IP, domain hoặc máy chủ từng bị nghi ngờ phát tán thư rác, lừa đảo, mã độc hoặc gửi email hàng loạt không hợp lệ.
Khi email được gửi đi, hệ thống nhận thư có thể kiểm tra IP gửi qua các danh sách như Spamhaus, Barracuda, SORBS hoặc các bộ lọc nội bộ. Nếu IP bị đánh giá xấu, email rất dễ bị đưa vào spam hoặc bị từ chối hoàn toàn.
Tình trạng này thường xảy ra khi:
- Doanh nghiệp dùng email trên hosting kém chất lượng.
- Máy chủ bị nhiễm mã độc và tự gửi spam.
- Dùng chung IP với nhiều website hoặc tài khoản email không kiểm soát tốt.
- Gửi email marketing số lượng lớn bằng máy chủ không phù hợp.
- VPS hoặc server chưa được cấu hình bảo mật đúng cách.
Với các doanh nghiệp sử dụng Cloud VPS hoặc máy chủ riêng, việc quản trị máy chủ, bảo mật hệ thống và kiểm tra IP định kỳ là rất quan trọng.
Thiếu hoặc sai bản ghi SPF, DKIM, DMARC
SPF, DKIM và DMARC là ba bản ghi xác thực email quan trọng giúp máy chủ nhận biết email có thật sự được gửi từ tên miền hợp lệ hay không.
Nếu thiếu hoặc cấu hình sai các bản ghi này, email công ty bị vào spam là điều rất dễ xảy ra.
SPF là gì?
SPF cho phép chủ sở hữu tên miền khai báo những máy chủ nào được phép gửi email thay mặt tên miền đó.
Ví dụ, nếu doanh nghiệp dùng email doanh nghiệp tại một nhà cung cấp nhưng DNS lại chưa khai báo đúng SPF, máy chủ nhận có thể nghi ngờ email bị giả mạo.
DKIM là gì?
DKIM thêm chữ ký số vào email. Chữ ký này giúp máy chủ nhận kiểm tra xem email có bị chỉnh sửa trong quá trình gửi hay không.
Nếu DKIM không hợp lệ, email có thể bị đánh giá là thiếu tin cậy.
DMARC là gì?
DMARC hoạt động dựa trên SPF và DKIM, cho phép doanh nghiệp thiết lập chính sách xử lý email không vượt qua xác thực. DMARC cũng hỗ trợ báo cáo, giúp quản trị viên biết có ai đang cố gắng giả mạo tên miền để gửi email hay không.
Hiện nay, các nhà cung cấp lớn như Gmail, Yahoo và Microsoft đều ngày càng chú trọng SPF, DKIM, DMARC đối với người gửi số lượng lớn. Microsoft cũng đã cập nhật yêu cầu xác thực cho nhóm gửi email khối lượng lớn đến các địa chỉ Outlook, Hotmail và Live trong năm 2025.
Tên miền mới hoặc chưa có độ uy tín
Không phải cứ cấu hình đúng là email sẽ vào inbox ngay lập tức. Nếu tên miền còn mới, chưa có lịch sử gửi email ổn định hoặc vừa chuyển nhà cung cấp email, hệ thống nhận thư có thể đánh giá tên miền ở mức thận trọng.
Một số dấu hiệu thường gặp:
- Tên miền mới đăng ký chưa lâu.
- Email mới tạo đã gửi số lượng lớn.
- Chưa có lịch sử tương tác tích cực với người nhận.
- Tỷ lệ mở email thấp.
- Người nhận ít phản hồi hoặc thường xóa email.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên “làm ấm” tên miền bằng cách gửi email từ từ, đều đặn, ưu tiên gửi đến các khách hàng có tương tác thật trước khi triển khai số lượng lớn.
Nội dung email có dấu hiệu spam
Nội dung email cũng là yếu tố quan trọng khiến email công ty bị vào spam. Ngay cả khi máy chủ và tên miền được cấu hình tốt, một email có nội dung kém chất lượng vẫn có thể bị bộ lọc đánh dấu là thư rác.
Các lỗi nội dung thường gặp gồm:
- Tiêu đề quá giật gân.
- Dùng nhiều từ như “miễn phí”, “khuyến mãi sốc”, “nhận ngay”, “duy nhất hôm nay”.
- Viết hoa toàn bộ tiêu đề.
- Dùng quá nhiều dấu chấm than.
- Email chỉ có hình ảnh, rất ít văn bản.
- Gắn quá nhiều liên kết.
- Dùng link rút gọn không rõ nguồn gốc.
- File đính kèm có định dạng đáng ngờ.
- Nội dung có nhiều lỗi chính tả hoặc trình bày thiếu chuyên nghiệp.
Với email doanh nghiệp, nội dung nên rõ ràng, đúng mục đích, có thông tin liên hệ đầy đủ và tránh lối viết gây hiểu nhầm là quảng cáo rác.
Gửi email đến danh sách người nhận kém chất lượng
Danh sách người nhận ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín gửi email của doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp thường xuyên gửi đến các địa chỉ không tồn tại, email không còn hoạt động hoặc người nhận không quan tâm, tỷ lệ bounce và tỷ lệ khiếu nại spam sẽ tăng.
Một danh sách email kém chất lượng thường có các đặc điểm:
- Thu thập từ nguồn không rõ ràng.
- Mua data bên ngoài.
- Không có sự đồng ý của người nhận.
- Nhiều email sai định dạng.
- Nhiều địa chỉ không còn hoạt động.
- Người nhận không tương tác trong thời gian dài.
Khi nhiều người nhận đánh dấu email là spam, các hệ thống như Gmail hoặc Outlook sẽ đánh giá tên miền gửi thư là kém uy tín. Điều này khiến các email sau đó dễ vào spam hơn, kể cả email gửi cho khách hàng thật.
Gửi email số lượng lớn đột ngột
Một lỗi phổ biến khác là gửi email hàng loạt trong thời gian ngắn mà không có kế hoạch kiểm soát.
Ví dụ, một tài khoản email công ty bình thường mỗi ngày chỉ gửi vài chục email, nhưng đột nhiên gửi hàng nghìn email marketing trong vài phút. Hành vi này rất dễ bị xem là bất thường.
Các hệ thống chống spam thường đánh giá hành vi gửi dựa trên:
- Tần suất gửi.
- Số lượng email gửi mỗi ngày.
- Mức độ tăng đột biến.
- Tỷ lệ phản hồi.
- Tỷ lệ bị trả lại.
- Tỷ lệ người nhận đánh dấu spam.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên dùng email giao dịch hoặc email cá nhân nội bộ để gửi marketing hàng loạt. Thay vào đó, cần tách riêng hệ thống email giao dịch, email marketing và email nội bộ.
Website hoặc form liên hệ bị lợi dụng gửi spam
Nhiều doanh nghiệp không biết rằng website cũng có thể là nguyên nhân khiến email công ty bị vào spam.
Nếu website có form liên hệ, form đặt hàng, form đăng ký nhưng không có bảo mật tốt, bot có thể lợi dụng để gửi email rác qua hệ thống. Khi đó, tên miền hoặc IP gửi mail của doanh nghiệp có thể bị giảm uy tín.
Tình trạng này thường xảy ra với website WordPress, website cũ, website không cập nhật plugin hoặc website không có captcha chống spam. Do đó, ngoài email doanh nghiệp, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến hosting, SSL, bảo mật website và quản trị website định kỳ.
Dấu hiệu nhận biết email công ty đang có vấn đề
Doanh nghiệp nên kiểm tra hệ thống email nếu gặp các dấu hiệu sau:
- Khách hàng báo không nhận được email.
- Email thường nằm trong Spam hoặc Junk.
- Email gửi đi bị trả lại.
- Gửi email đến Gmail, Outlook, Yahoo thường bị lỗi.
- Tỷ lệ mở email giảm bất thường.
- Email marketing có tỷ lệ hủy đăng ký hoặc khiếu nại cao.
- Tên miền bị cảnh báo giả mạo.
- Nhân viên gửi báo giá nhưng khách hàng không thấy email.
Khi những dấu hiệu này xuất hiện, doanh nghiệp không nên chỉ gửi lại email nhiều lần. Việc cần làm là kiểm tra nguyên nhân từ hạ tầng email, DNS, IP, nội dung và danh sách người nhận.
Cách khắc phục email công ty bị vào spam
Để xử lý triệt để, doanh nghiệp cần kết hợp nhiều giải pháp. Không nên chỉ chỉnh nội dung email mà bỏ qua cấu hình kỹ thuật, cũng không nên chỉ thay nhà cung cấp email mà tiếp tục gửi đến danh sách kém chất lượng.
Kiểm tra IP và domain có bị blacklist không
Bước đầu tiên là kiểm tra IP máy chủ gửi mail và tên miền có đang nằm trong blacklist hay không.
Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ như:
- MXToolbox.
- Mail Tester.
- Spamhaus Lookup.
- Google Postmaster Tools.
- Microsoft SNDS.
- DMARCian.
Nếu IP hoặc domain bị blacklist, cần xác định nguyên nhân trước khi yêu cầu gỡ. Nếu chưa xử lý nguyên nhân gốc, việc gỡ blacklist có thể không hiệu quả vì IP có thể bị liệt kê lại.
Cấu hình đúng SPF, DKIM và DMARC
Đây là bước gần như bắt buộc nếu muốn cải thiện độ tin cậy của email doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần kiểm tra:
- SPF đã khai báo đúng máy chủ gửi mail chưa.
- DKIM đã bật và xác thực đúng chưa.
- DMARC đã có bản ghi hợp lệ chưa.
- Bản ghi DNS có bị trùng lặp hoặc sai cú pháp không.
- Tên miền gửi email có đồng nhất với hệ thống email đang dùng không.
Với khách hàng sử dụng domain, hosting, Cloud VPS hoặc email doanh nghiệp tại DHOST, đội ngũ kỹ thuật có thể hỗ trợ kiểm tra và cấu hình các bản ghi cần thiết để email vận hành ổn định hơn.
Tách email doanh nghiệp và email marketing
Email nội bộ, email giao dịch và email marketing nên được tách riêng để hạn chế rủi ro.
Ví dụ:
- Email nội bộ dùng cho nhân viên trao đổi công việc.
- Email giao dịch dùng để gửi xác nhận đơn hàng, thông báo hệ thống.
- Email marketing dùng để gửi newsletter, khuyến mãi, chăm sóc khách hàng.
Nếu dùng cùng một hệ thống cho tất cả mục đích, khi email marketing bị đánh dấu spam, toàn bộ email công ty cũng có thể bị ảnh hưởng.
Tối ưu nội dung email trước khi gửi
Nội dung email nên được viết tự nhiên, rõ ràng và có giá trị với người nhận.
Một số nguyên tắc nên áp dụng:
- Tiêu đề ngắn gọn, đúng nội dung.
- Không dùng quá nhiều từ kích thích spam.
- Tránh viết hoa toàn bộ.
- Không lạm dụng biểu tượng, dấu chấm than.
- Cân bằng giữa văn bản và hình ảnh.
- Không chèn quá nhiều liên kết.
- Không dùng link rút gọn thiếu tin cậy.
- Có chữ ký email chuyên nghiệp.
- Có thông tin doanh nghiệp rõ ràng.
- Với email marketing, cần có nút hủy đăng ký.
Một email càng giống giao tiếp thật, đúng nhu cầu người nhận và ít gây hiểu nhầm, khả năng vào inbox càng cao.
Làm sạch danh sách người nhận
Danh sách email cần được quản lý thường xuyên. Doanh nghiệp không nên gửi mãi đến những địa chỉ không còn hoạt động hoặc không tương tác.
Nên thực hiện các việc sau:
- Loại bỏ email sai định dạng.
- Loại bỏ email bị trả lại nhiều lần.
- Không gửi đến danh sách mua từ bên thứ ba.
- Phân nhóm khách hàng theo nhu cầu.
- Gửi nội dung phù hợp với từng nhóm.
- Theo dõi tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp và tỷ lệ khiếu nại spam.
Danh sách càng chất lượng, tỷ lệ email vào inbox càng tốt.
Gửi email với tần suất hợp lý
Nếu tên miền mới hoặc hệ thống email mới, doanh nghiệp không nên gửi số lượng lớn ngay từ đầu. Nên bắt đầu với số lượng nhỏ, sau đó tăng dần theo thời gian. Việc này giúp hệ thống nhận thư nhận diện doanh nghiệp là người gửi ổn định và đáng tin cậy.
Ngoài ra, cần tránh gửi hàng nghìn email trong một thời điểm ngắn, đặc biệt nếu người nhận chưa từng tương tác với thương hiệu.
Bảo mật website, hosting và máy chủ gửi mail
Email công ty bị vào spam không chỉ đến từ hệ thống email. Website hoặc máy chủ kém bảo mật cũng có thể khiến tên miền bị ảnh hưởng.
Doanh nghiệp nên:
- Cài SSL cho website.
- Cập nhật website và plugin thường xuyên.
- Bảo vệ form liên hệ bằng captcha.
- Quét mã độc định kỳ.
- Không dùng hosting không rõ nguồn gốc.
- Bảo mật tài khoản email bằng mật khẩu mạnh.
- Bật xác thực hai lớp nếu có.
- Kiểm tra log gửi mail bất thường.
DHOST cung cấp các giải pháp Hosting, Cloud VPS, SSL, email doanh nghiệp và quản trị website, giúp doanh nghiệp có nền tảng hạ tầng ổn định hơn khi vận hành hệ thống online.
Những lỗi thường gặp khi tự xử lý email vào spam
Nhiều doanh nghiệp tự khắc phục nhưng không hiệu quả vì xử lý chưa đúng trọng tâm.
Một số lỗi phổ biến gồm:
- Chỉ đổi nội dung email nhưng không kiểm tra SPF, DKIM, DMARC.
- Chỉ đổi nhà cung cấp email nhưng vẫn dùng danh sách người nhận kém chất lượng.
- Dùng email công ty để gửi marketing hàng loạt.
- Không kiểm tra IP có bị blacklist không.
- Cấu hình nhiều bản ghi SPF trùng nhau.
- Không kiểm tra website có bị mã độc hoặc bot spam không.
- Không theo dõi báo cáo gửi email.
- Gửi lại nhiều lần khi email không vào inbox, khiến tình trạng tệ hơn.
Để xử lý hiệu quả, cần kiểm tra tổng thể từ tên miền, DNS, máy chủ, nội dung, danh sách người nhận đến hành vi gửi.
Email công ty bị vào spam là vấn đề nghiêm trọng nhưng hoàn toàn có thể kiểm soát nếu doanh nghiệp hiểu đúng nguyên nhân và xử lý đồng bộ. Các yếu tố như IP gửi mail, bản ghi SPF, DKIM, DMARC, nội dung email, danh sách người nhận, tần suất gửi và bảo mật website đều ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng email vào inbox.
Thay vì chỉ xử lý tạm thời, doanh nghiệp nên đầu tư vào một hệ thống email doanh nghiệp ổn định, cấu hình chuẩn và có đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ khi cần. DHOST có thể đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc triển khai domain, hosting, Cloud VPS, SSL, email doanh nghiệp và quản trị website, giúp hệ thống giao tiếp trực tuyến vận hành chuyên nghiệp, bảo mật và hiệu quả hơn.
